Urusan dokumen dan administrasi adalah salah satu yang paling menguras waktu, tenaga, dan juga emosi (hahaha). Baik di Indonesia maupun di Jepang, masing-masing punya tantangannya tersendiri. Penting untuk mengalokasikan waktu yang cukup untuk mempersiapkan dokumen pendukung, mobilitas dari dan ke balai kota atau kantor imigrasi, dan memperhatikan tenggat waktu yang diberikan untuk pengajuan dokumen tersebut.
Pelaporan kelahiran ke balai kota (city hall)
Setelah menerima surat keterangan lahir dari RS (出生届 – Shusshōtodoke), kami melakukan pelaporan kelahiran ke balai kota, dan menerima dokumen seperti sertifikat kelahiran serta tanda bukti bahwa pelaporan kelahiran sudah dilakukan (記載事項証明書 – Kisai jikō shōmei-sho). Selain itu, kami juga menerima beberapa dokumen lain seperti 母子 手著 (Buku Catatan Kesehatan Ibu dan Anak) dan kartu asuransi anak. Fasilitas lain seperti bantuan dalam bentuk voucher dari pemerintah daerah dan Tokyo serta buku vaksinasi dikirimkan melalui pos ke alamat rumah.
Pelaporan ke city hall ini harus dilakukan dalam kurun waktu 14 hari setelah kelahiran. Bersyukurnya ketika saya lahiran, suami ambil cuti kerja sekitar dua minggu — sehingga bisa langsung mengurus kewajiban administrasi.
Pembuatan Residence Card Jepang di Kantor Imigrasi
Langkah selanjutnya adalah pembuatan residence card (在留カード). Di Indonesia, ini serupa dengan Kartu Identitas Anak (KIA) yang regulasinya mulai diberlakukan sekitar 2016. Bentuk residence card untuk anak di Jepang hampir sama dengan versi dewasa, namun yang membedakan adalah pada kartu ini tidak dicantumkan foto, kecuali yang bersangkutan sudah berusia di atas 17 tahun. Di Tokyo, ada dua kantor imigrasi yang bisa dituju — kantor imigrasi di Shinagawa dan perwakilan kantor imigrasi di Tachikawa. Dua kantor imigrasi ini sama-sama punya antrian yang cukup panjang, sehingga perlu manage ekspektasi dan meluangkan waktu untuk mengurus dokumen di sini.
Dokumen pendukung yang perlu dilampirkan untuk pelaporan ke city hall dan kantor imigrasi bisa dilihat di situs web ini, ya: Kanagawa International Foundation. Informasinya tersedia dalam beberapa bahasa asing, termasuk Bahasa Indonesia.
Pelaporan kelahiran ke Kedutaan Besar Republik Indonesia
Tuntas menunaikan kewajiban sebagai resident di Jepang, berikutnya adalah memenuhi kewajiban sebagai warga negara Indonesia , hahaha. Setelah melakukan pelaporan kelahiran di KBRI, saya menerima dokumen Surat Keterangan Lahir (SKL) yang nantinya akan digunakan sebagai salah satu dokumen pendukung untuk pembuatan paspor anak dan juga pembuatan akta lahir di Indonesia.
Persyaratan dan daftar dokumen pendukung untuk pembuatan SKL bisa dilihat di situ web Kementerian Luar Negeri RI, ya. Pengalaman saya, proses pembuatan SKL ini cukup cepat, namun ketika dokumen saya terima (dikirim via pos), ternyata ada salah ketik pada tanggal lahir anak. Saya coba kontak bagian konsulat KBRI via email dan dapat segera direvisi.
Setelah menerima SKL yang sudah direvisi, kami segera mendaftar untuk pembuatan paspor anak, sekaligus perpanjangan paspor untuk saya. Setelah berdiskusi, pihak KBRI juga berkenan untuk menyamakan jadwal foto paspor saya bersama dengan jadwal foto paspor anak — sehingga suami tidak perlu ijin dua kali dan urusan paspor ini selesai dalam sehari.
Saat ini untuk paspor dewasa, masa berlakunya sudah menjadi 10 tahun, sedangkan untuk bayi masa berlakunya masih 5 tahun.
Pembuatan Akta Kelahiran dan Pembaruan Kartu Keluarga di Indonesia
Sudah lapor ke city hall dan imigrasi, laporan ke KBRI dan pembuatan paspor juga sudah rampung, namun masih ada satu tugas lagi — pembuatan akta lahir dan pembaruan kartu keluarga (penambahan anggota keluarga) di Indonesia. Bagian ini juga tak kalah menguras tenaga, terutama emosi, hahaha.
Ketika menerima dokumen SKL, pihak KBRI juga menyarankan untuk segera membuat akta lahir dalam kurun waktu satu tahun setelah kelahiran anak. Akhir tahun 2023 lalu, kami bertiga kebetulan juga berangkat ke Indonesia untuk menghadiri acara keluarga. Pembuatan akta lahir ini juga kami masukkan sebagai salah satu to-do list yang harus diselesaikan.
Kami mengalokasikan satu hari kerja (weekday) khusus untuk mengurus akta lahir ini, dengan target semua dokumen sudah diserahkan dan tinggal menunggu akta lahir selesai dicetak. Kenyataannya yang terjadi sangat jauh dari ekspektasi ideal kami. Hari itu kami mendatangi kantor kelurahan sesuai alamat tempat tinggal (Jakarta Barat). Antrian cukup sepi sehingga tidak perlu menunggu lama. Sampai di loket untuk Dukcapil, petugas mengatakan bahwa untuk pembuatan akta lahir dengan kelahiran di luar negeri, tidak bisa dilakukan di tingkat kelurahan (kelurahan hanya mengurus untuk kelahiran di Indonesia). Pendaftaran akta lahir dengan kelahiran luar negeri harus dilakukan di kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Provinsi DKI Jakarta.
Kami pun langsung berangkat ke kantor Dinas Dukcapil yang berlokasi di daerah S. Parman – Tomang. Meski sampai di lokasi sudah masuk jam makan siang, untungnya masih ada petugas yang berjaga di loket. Suami antri di loket sembari membawa dokumen, sementara saya menunggu di parkiran mobil sambil jaga anak. Selang sekitar 30 menit, suami kembali ke mobil. Singkat cerita — petugas dukcapil menyampaikan bahwa pendaftaran akta kelahiran harus dilakukan secara ONLINE dan untuk kelahiran luar negeri, akta lahir versi Jepang wajib diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia oleh penerjemah tersumpah (sworn translator). Kami diberikan secarik kertas kecil berisikan informasi cara registrasi akta lahir secara online dan nomor layanan di Telegram/WhatsApp jika ada pertanyaan seputar admin dukcapil.
Sebenarnya kami sudah punya seluruh dokumen yang dibutuhkan, namun yang menjadi tantangan hanya penerjemahan akta lahir, DAN menemukan dokumen mana yang disebut sebagai “akta lahir Jepang”. Kenapa hal ini membingungkan? karena di Jepang tidak ada dokumen yang benar-benar disebut “akta lahir” — yang ada adalah “laporan kelahiran” dan “bukti pencatatan kelahiran”. Bentuknya berbeda dengan akta lahir Indonesia.
Saya mulai menghubungi teman dan saudara yang sekiranya punya rujukan ke penerjemah tersumpah. Beberapa yang saya kontak tidak memiliki kapabilitas untuk menerjemahkan bahasa Jepang ke Indonesia. Sampai akhirnya saya mencoba untuk menghubungi dua penerjemah tersumpah setelah berdiskusi sana sini. Penerjemah pertama yang saya kontak memberikan layanan yang sangat mengecewakan — di awal cukup responsif meski chat dijawab oleh bot, namun saat mulai berkoordinasi untuk review dokumen, penerjemah ini merespon dengan sangat lambat dan kurang profesional. Salah satu yang membuat saya cukup emosi adalah penerjemah tiba-tiba mengirimkan hasil terjemahan yang sudah diberi cap dan tanda tangan basah padahal isi terjemahan tersebut belum saya review dan approve. Ada beberapa bagian yang salah ketik. Beberapa kali juga penerjemah salah kirim dokumen milik orang lain. Saya putuskan untuk berhenti menggunakan jasanya dan melunasi pembayaran.
Saya mulai mengisi form registrasi akta lahir secara online, mengunggah dokumen pendukung, termasuk terjemahan akta lahir dari penerjemah pertama ini. Beberapa hari setelah registrasi, saya mendapatkan respons via Telegram dari Dukcapil bahwa dokumen terjemahan akta lahir yang saya cantumkan itu SALAH — bukan dokumen tersebut yang dimaksud. Saat itu saya merasa hopeless mengingat apa yang saya lalui dengan penerjemah pertama tadi. Namun urusan akta lahir ini harus segera diselesaikan supaya tidak ada kendala administrasi di Indonesia.
Saya mencoba menilik lagi sebetulnya dokumen mana yang di-recognize sebagai akta lahir Jepang. Pada percakapan dengan Dukcapil di Telegram, mereka meminta dilampirkan akta lahir dengan nomor 14**. Lalu saya lihat kembali di SKL dari KBRI, tertulis bahwa KBRI juga merujuk pada “Registrasi Surat Keterangan Kelahiran nomor 14**” untuk membuat SKL. Namun, di kami saat itu tidak ada dokumen dengan nomor tersebut. Kami mencoba mengingat kembali, dan suami baru teringat bahwa ketika dia melaporkan kelahiran anak di city hall, dia menerima selembar dokumen yang dicetak dan ditandatangani oleh petugas terkait. Saat itu dia sempat meminta dua copy namun hanya diberikan satu untuk keperluan pembuatan SKL ke KBRI, dan kami tidak memfoto atau memindai dokumen tersebut. Akhirnya, kami pergi ke city hall untuk meminta kembali hasil cetakan dokumen itu (記載事項証明書 / Kisai jiko shomei-sho).
Kali ini saya menghubungi penerjemah kedua. Salah satu pertimbangannya adalah karena tim admin penerjemah ini beberapa kali menghubungi saya via WhatsApp untuk follow-up apakah saya masih membutuhkan jasa penerjemahan. Saya hubungi kembali penerjemah ini dan ternyata koordinasinya sangat lancar. Respon juga cepat. Baik chat WhatsApp maupun email, semua alur percakapan sangat jelas dan direspon dengan profesional. Dalam kurun waktu 3 hari, dokumen saya selesai diterjemahkan. Saya dan suami kaget juga karena layanannya berbeda jauh dengan penerjemah pertama. Mereka juga memberikan saya waktu untuk memeriksa hasil terjemahan dan merevisi beberapa kesalahan minor seperti ejaan nama dan format penulisan alamat. Selain layanan yang memuaskan, tarif per halaman terjemahan juga lebih murah.
Segera setelah menerima terjemahan akta lahir, saya registrasi ulang dan lampirkan semua dokumen. Pada hari yang sama, saya menerima notifikasi via WhatsApp dari Dukcapil bahwa dokumen akta lahir sudah selesai (dokumen dikirimkan dalam bentuk PDF dengan QR code dan dapat dicetak secara mandiri).
Sudah lebih lega namun belum selesai sampai di situ.
Masih ada satu pekerjaan lagi — pembaruan kartu keluarga di Indonesia (penambahan anggota keluarga). Untuk yang satu ini, kami meminta bantuan dari keluarga di Indonesia untuk mengurus ke kelurahan. Beberapa dokumen yang kami siapkan sebagai berikut:
- Surat akta lahir (Indonesia)
- Fotokopi KTP-El orang tua dan kartu keluarga (Pelapor adalah ayah atau ibu kandung)
- Fotokopi akta nikah istri & akta nikah suami
- Fotokopi KTP-El dua orang saksi
- KK Asli
- Surat kuasa — ini kami buat jika diminta oleh pihak kelurahan; berhubung yang datang melapor ke kantor lurah adalah orang tua suami (mewakili kami).
Setelah pembaruan selesai dan dokumen juga lengkap, kartu keluarga kami yang terbaru langsung tersedia dan dapat diakses lewat aplikasi Identitas Kependudukan Digital dari Kemendagri.
Rasanya benar-benar sangat lega. Urusan admin ini memang yang paling rumit, tapi sedapat mungkin dibereskan segera. Sebagai konteks tambahan, ini adalah proses admin di DKI Jakarta — di provinsi lain bisa jadi berbeda prosedurnya.
Terkait penerjemah tersumpah — saya gak ingin badmouthing penerjemah yang pertama, jadi, saya bagikan nama dan kontak penerjemah kedua yang kinerjanya sangat saya apresiasi.
Solusi Penerjemah (CV Solusindo Karya Nusa)
info@solusipenerjemah.com / WA: 08999045858
Jika ada yang ingin tahu detail lain dari pengalaman saya di atas, jangan ragu untuk tinggalkan pertanyaan di kolom Komentar, ya!
Semoga bermanfaat! 🙂
winatalks 